Σε περίπτωση μη διεξαγωγής του φυσικού συνεδρίου για λόγους ανωτέρας βίας (ενδεικτικά θεομηνία, πανδημία, πόλεμος κ.λ.π.), η διοργανώτρια εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να πραγματοποιήσει το συνέδριο μόνο ηλεκτρονικά (διαδικτυακά) εφόσον κάτι τέτοιο είναι εφικτό. Στην περίπτωση αυτή:

• Ρητώς συμφωνείται ότι όλα τα κόστη συμμετοχής που αφορούν τη διαδικτυακή παρακολούθηση για το e-συνέδριο θα εξακολουθούν να ισχύουν κανονικά.

• Για όλα τα κόστη συμμετοχής που αφορούν τη φυσική (ή και υβριδική) παρακολούθηση ρητά συμφωνείται ότι στην ανωτέρω περίπτωση η διοργανώτρια εταιρεία θα διατηρήσει μόνο το ποσό το οποίο περιγράφεται ως κόστος συμμετοχής που αφορά στη διαδικτυακή παρακολούθηση για το e-συνέδριο απαλλασσόμενου κάθε υπερβάλλοντος ποσού το οποίο θα τεκμαίρεται ότι αφορούσε τη συμμετοχή στο φυσικό (ή και υβριδικό) συνέδριο.
Εφόσον προκύπτει διαφορά θα επιστραφεί στους συμμετέχοντες μέσα σε 45 ημερολογιακές ημέρες μετά την ολοκλήρωση του συνεδρίου.

• Ρητώς συμφωνείται ότι όλα τα κόστη που αφορούν τη διαμονή των συμμετεχόντων, επιστρέφονται σύμφωνα με τα όσα ορίζονται από τις καταστάσεις ανωτέρας βίας.

• Κατά τα λοιπά θα εξακολουθούν να ισχύουν όσα αναφέρονται στη γενική ακυρωτική πολιτική του συνεδρίου.

Επιπλέον, σε περίπτωση ακύρωσης του φυσικού ή και του ηλεκτρονικού συνεδρίου λόγω γεγονότων ανωτέρας βίας (ενδεικτικά θεομηνία, πανδημία, πόλεμος κ.λπ.) ρητώς συμφωνείται ότι οι συμμετέχοντες ουδεμία αποζημίωση θα μπορούν να αξιώσουν από τους διοργανωτές. Η υποχρέωση των διοργανωτών προς τους συμμετέχοντες θα εξαλείφεται μόνο με την επιστροφή των χρημάτων εγγραφής, διαμονής, επισιτιστικών προς αυτούς σύμφωνα και με τους λοιπούς όρους του παρόντος.